Mitä työntekijä oikeasti maksaa? Näin lasket ensimmäisen rekrytoinnin todelliset kulut

Bruttopalkan harha ja rekrytoinnin todellinen hinta

Ensimmäisen työntekijän palkkaaminen tuntuu usein yksinkertaiselta laskutoimitukselta: sovitaan esimerkiksi 3 000 euron kuukausipalkka ja tarkistetaan, riittääkö kassassa rahaa sen maksamiseen. Pelkkä bruttopalkka antaa kuitenkin liian kapean kuvan. Työnantajan maksettavaksi tulevat lisäksi lakisääteiset vakuutusmaksut, työterveyshuolto, työvälineet, perehdytys, vuosilomat, mahdolliset lomarahat ja palkanlaskennan hallinto.

Hyvä nyrkkisääntö on arvioida työntekijän kokonaiskustannukseksi noin 1,3-1,5 kertaa bruttopalkka. Pienellä työnantajalla lakisääteiset palkkasivukulut ovat vuonna 2026 tyypillisesti noin 20 prosenttia bruttopalkasta, mutta kun mukaan lasketaan lomat, työterveys, välineet, perehdytys ja muut käytännön menot, kokonaiskerroin nousee helposti korkeammaksi. Kun budjetoit tämän etukäteen, rekrytointi ei perustu arvailuun vaan kestävään talouslaskelmaan. Yrityksen hallinnon, talouden ja henkilöstöasioiden järjestämisessä kannattaa hyödyntää myös pienyrityksen hallinnon ohjeita, jotta kasvu rakentuu vakaalle pohjalle.

Mistä lakisääteiset sivukulut oikeasti koostuvat

Suurin yksittäinen lakisääteinen työnantajakulu on yleensä TyEL-maksu eli työntekijän työeläkevakuutusmaksu. TyEL järjestää työntekijälle ansioihin perustuvan eläketurvan, ja työnantaja hoitaa maksun eläkeyhtiölle. Vuonna 2026 työnantajan laskennallinen TyEL-osuus on keskimäärin noin 17,10 prosenttia palkasta. Työnantaja pidättää lisäksi työntekijän palkasta työntekijän osuuden, joka on vuonna 2026 7,30 prosenttia. Tämä työntekijän osuus ei ole yrityksen lisäkulu, mutta se on työnantajan hallinnoitava ja tilitettävä maksu.

TyEL-vakuuttaminen koskee vuonna 2026 vähintään 17-vuotiasta työntekijää, jonka kuukausiansio on vähintään 71,72 euroa. Tarkka TyEL-maksu riippuu vakuutusjärjestelystä, eläkeyhtiöstä ja mahdollisista asiakashyvityksistä, joten lopullinen kustannus kannattaa tarkistaa valitulta eläkevakuuttajalta. Eläkemaksujen perusteet ja vahvistetut prosentit löytyvät myös Eläketurvakeskuksen kuvauksesta.

TyEL-maksun lisäksi työnantaja maksaa sairausvakuutusmaksun, työttömyysvakuutusmaksun, työtapaturma- ja ammattitautivakuutuksen sekä yleensä työntekijäin ryhmähenkivakuutuksen. Vuoden 2026 suuntaa-antavat prosentit pienelle työnantajalle ovat sairausvakuutusmaksussa 1,91 prosenttia, työttömyysvakuutuksessa 0,31 prosenttia, tapaturmavakuutuksessa keskimäärin noin 0,51 prosenttia ja ryhmähenkivakuutuksessa noin 0,06 prosenttia. Tapaturmavakuutuksen todellinen hinta riippuu toimialan riskistä, joten esimerkiksi rakennusalan ja toimistotyön kustannuksia ei pidä olettaa samoiksi.

Taulukko näyttää vain palkan välittömän kuukausikustannuksen. Se ei vielä sisällä vuosilomapalkkaa, lomarahaa, sairauspoissaolojen vaikutusta, työvälineitä tai yrittäjän käyttämää aikaa. Lisäksi työttömyysvakuutuksen ja tapaturmavakuutuksen prosentit voivat muuttua palkkasumman, toimialan ja vakuutusyhtiön perusteella. Siksi laskelmaa kannattaa käyttää lähtökohtana, ei lopullisena tarjouksena.

Piilokulut jotka usein unohdetaan budjetista

Lakisääteinen työterveyshuolto on järjestettävä työntekijälle ennalta ehkäisevänä työterveyshuoltona. Tämä tarkoittaa käytännössä työpaikan terveysriskien arviointia, työkyvyn tukemista ja muita ehkäiseviä palveluja. Työnantaja voi järjestää lisäksi yleislääkäritasoista sairaanhoitoa, mutta se on työnantajalle vapaaehtoinen palvelu. Kela korvaa hyväksyttäviä ehkäisevän työterveyshuollon kustannuksia 60 prosenttia ja sairaanhoidon kustannuksia 50 prosenttia, mutta korvaus perustuu vuosittaiseen enimmäismäärään. Vuoden 2025 vahvistettu työntekijäkohtainen yhteinen enimmäismäärä oli 492,50 euroa, eikä vuoden 2026 enimmäismäärää pidä olettaa ennen Kelan vahvistusta.

Korvaus ei myöskään tarkoita, että koko lasku palautuu yritykselle. Kustannusten pitää olla korvaukseen oikeuttavia, ja korvausta haetaan jälkikäteen. Hakemus on toimitettava kuuden kuukauden kuluessa tilikauden päättymisestä. Käytännön aikataulut, hyväksyttävät kulut ja lomakkeet kannattaa tarkistaa suoraan ohjeesta Työterveyshuollon korvausten hakeminen. Työterveys on siis sekä lakisääteinen velvoite että budjetoitava kassameno, vaikka osa kustannuksista voidaan myöhemmin korvata.

Työvälineisiin liittyvät kulut vaihtelevat tehtävän mukaan. Toimistotyössä työntekijä voi tarvita tietokoneen, näytön, puhelimen, kuulokkeet, työtuolin ja käyttöoikeudet useisiin ohjelmistoihin. Myyntityössä mukaan voivat tulla matkakulut, asiakkuudenhallintajärjestelmä ja työpuhelin. Kustannus ei rajoitu laitteen hankintahintaan, sillä ohjelmistolisenssit, tietoturva, huolto ja käyttäjätunnukset muodostavat jatkuvan kuukausimenon.

• Vuosilomapalkka ja mahdollinen lomaraha pitää jaksottaa kuukausibudjettiin, vaikka maksu ajoittuisi eri ajankohtaan.
• Sairauspoissaoloihin kannattaa muodostaa vararahasto, koska palkkakulu voi jatkua poissaolon aikana ja työteho tai asiakaspalvelu voi samalla heikentyä.
• Palkanlaskenta, työterveyssopimus, vakuutukset, työvaatteet ja työtilan lisäkulut voivat yllättää etenkin yhden työntekijän yrityksessä.
• Perehdytyksen aikana työntekijän palkka juoksee, vaikka laskutettava työmäärä olisi vielä pieni.

Hyvä käytännön malli on erottaa laskelmassa kolme koria: kuukausittaiset lakisääteiset kulut, vuosittain toistuvat henkilöstömenot ja kertaluonteiset aloituskulut. Jos 3 000 euron palkkaan lisätään noin 597 euroa lakisääteisiä sivukuluja, työterveyteen varataan esimerkiksi 30-60 euroa kuukaudessa, työvälineisiin ja ohjelmistoihin 100-250 euroa kuukaudessa sekä loma- ja sairauspoissaoloihin oma puskuri, kokonaiskustannus voi käytännössä lähestyä 4 000-4 500 euroa kuukaudessa. Tarkka summa riippuu tehtävästä ja työehtosopimuksesta.

Perehdytys ja tuottavuuden kuoppa ensimmäisinä kuukausina

Uusi työntekijä ei yleensä tuota täydellä teholla ensimmäisestä työpäivästä alkaen. Alussa aikaa kuluu yrityksen toimintatapojen, järjestelmien, tuotteiden, asiakkaiden ja laadun vaatimusten oppimiseen. Tuottavuus voi kasvaa nopeasti, mutta ensimmäiset viikot tai kuukaudet ovat investointi, jonka kustannus pitää sisällyttää rekrytointilaskelmaan.

Myös yrittäjän oma työaika on kustannus. Perehdyttäminen, tehtävien tarkistaminen, palautteen antaminen, työvuorojen suunnittelu ja virheiden korjaaminen vievät aikaa pois myynnistä ja asiakastyöstä. Mitä tarkemmin perehdytys suunnitellaan etukäteen, sitä nopeammin uusi työntekijä pääsee itsenäiseen työhön. Kirjalliset työohjeet, ensimmäisten viikkojen tavoitelista ja säännölliset lyhyet keskustelut ovat yksinkertaisia mutta tehokkaita työkaluja.

• Kirjoita tehtävänkuvaus, jossa vastuut ja onnistumisen mittarit ovat yksiselitteisiä.
• Käytä rakenteista haastattelua, jossa kaikille ehdokkaille esitetään keskeiset samat kysymykset.
• Tarkista osaaminen käytännön tehtävällä, jos työ sitä edellyttää.
• Varaa perehdytykselle nimetty vastuuhenkilö ja kalenteroi seuranta ensimmäisille viikoille.
• Dokumentoi sovitut tavoitteet koeajalle ja arvioi etenemistä ajoissa.

Virherekrytointi voi maksaa paljon enemmän kuin yksi ylimääräinen palkkakuukausi. Kulut syntyvät uuden haun käynnistämisestä, perehdytyksen aloittamisesta uudelleen, asiakkaiden palvelun häiriöistä ja yrittäjän menetetystä ajasta. Siksi rekrytoinnissa ei kannata säästää juuri niissä kohdissa, jotka pienentävät väärän valinnan riskiä. Selkeä tehtävänkuva, realistinen palkkaus ja huolellinen valinta muodostavat ensimmäisen työntekijän tärkeimmän turvaverkon.

Yrittäjän askelmerkit ensimmäisen työntekijän rekrytointiin

Ensimmäinen työntekijä muuttaa yrittäjän asemaa. Yrityksen pitää pystyä maksamaan palkka myös hiljaisempina kuukausina, ja työnantajavelvoitteet jatkuvat jokaisen palkanmaksun yhteydessä. Ennen ilmoituksen julkaisemista kannattaa laskea, kuinka paljon työntekijän pitää tuottaa katetta eli myynnistä jäljelle jäävää rahaa, jotta palkka ja kaikki työnantajakustannukset tulevat katetuiksi.

1. Laske kokonaiskustannus. Aloita bruttopalkasta, lisää noin 20 prosenttia lakisääteisiin sivukuluihin ja varaa erikseen rahat lomapalkkoihin, työterveyteen, välineisiin, perehdytykseen ja sairauspoissaoloihin. Käytä 1,3-1,5-kertaista kokonaiskerrointa varovaisena suunnittelutasona.
2. Tarkista työnantajarekisteri. Säännöllisesti palkkoja maksavan yrityksen pitää ilmoittautua Verohallinnon työnantajarekisteriin. Satunnaisesti palkkoja maksavan työnantajan velvollisuudet ovat erilaiset, joten ajantasaiset ehdot kannattaa varmistaa Verohallinnolta tai palkanlaskijalta.
3. Järjestä vakuutukset. Solmi TyEL-sopimus eläkeyhtiön kanssa ja hanki työn tapaturmariskin mukainen lakisääteinen tapaturmavakuutus. Selvitä samalla työttömyysvakuutus ja ryhmähenkivakuutus sekä mahdolliset toimialakohtaiset velvoitteet.
4. Laadi kirjallinen työsopimus. Kirjaa ainakin tehtävät, palkka, työaika, työntekopaikka, koeajan ehdot, vuosiloma, irtisanomisehdot ja mahdollinen sovellettava työehtosopimus. Suomessa ei ole yleistä lakisääteistä vähimmäispalkkaa, mutta työehtosopimus voi määrittää alan palkka- ja työehdot.
5. Järjestä palkanlaskenta ja ilmoitukset. Palkkatiedot ilmoitetaan tulorekisteriin yleensä viiden päivän kuluessa maksupäivästä. Palkanlaskennan voi hoitaa itse, mutta ensimmäisessä rekrytoinnissa ulkoistaminen tilitoimistolle pienentää virheiden ja myöhästymisten riskiä.
6. Tee työterveyssopimus ennen työn alkamista. Valitse palveluntuottaja, sovi lakisääteisen ennalta ehkäisevän työterveyshuollon sisältö ja selvitä, miten kustannukset dokumentoidaan Kela-korvausta varten.

Ennen sitovaa rekrytointipäätöstä tarkista myös mahdollinen palkkatuki tai oppisopimus. Tuki voi vaikuttaa kustannuksiin, mutta sitä koskevat ehdot ja hakemisen ajoitus on selvitettävä ennen työsuhteen alkamista. Tukea ei pidä rakentaa kassabudjetin varaan ennen kuin myönteinen päätös on saatu.

Yleisin sudenkuoppa on tehdä laskelma täydestä laskutettavasta työajasta. Todellisuudessa työaikaa kuluu palavereihin, koulutukseen, hallintoon, lomiin ja sairauspoissaoloihin. Tee siksi kaksi laskelmaa: varovainen perusbudjetti ja tavoitetilanne. Jos yrityksen kassa kestää vain tavoitetilanteen, rekrytointi on liian tiukasti mitoitettu.

Näin käännät henkilöstökulun kannattavaksi investoinniksi

Työntekijän todellinen hinta ei ole pelottava, kun se puretaan osiin. Kun 3 000 euron bruttopalkka muuttuu laskelmassa esimerkiksi 3 600-4 500 euron kokonaiskuluksi, yritys tietää, millaista myyntiä ja katetta rekrytointi edellyttää. Epävarmuus vaihtuu päätöksenteoksi, ja samalla selviää, tarvitaanko kokoaikaista työntekijää, osa-aikaista ratkaisua, määräaikaista apua vai ensin alihankintaa.

Oikein mitoitettu rekrytointi voi vapauttaa yrittäjän aikaa myyntiin, asiakkuuksien kehittämiseen ja yrityksen seuraavaan kasvuvaiheeseen. Turvallinen eteneminen tarkoittaa käytännössä sitä, että kokonaiskustannus lasketaan ennen työsopimusta, työehtosopimus ja vakuutukset tarkistetaan, perehdytys suunnitellaan ja kassaan jätetään usean kuukauden puskuri. Kun nämä askelmerkit ovat paikoillaan, ensimmäinen työntekijä ei ole hyppy tuntemattomaan vaan hallittu investointi yrityksen selkärankaan.